Theo Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế

Thực tế do chưa đủ tuổi lao động, một số người lao động mượn hồ sơ cá nhân đi làm và sử dụng chứng minh nhân dân/ căn cước công dân khi làm thủ tục tham gia BHXH nên sẽ xảy ra trường hợp một người lao động có thể sở hữu hai hay nhiều sổ BHXH. Khoản 1 Điều 3 Quyết định số 166/QĐ-BHXH ghi rõ “Căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH là sổ BHXH thể hiện quá trình đóng đồng bộ với cơ sở dữ liệu trên hệ thống của cơ quan BHXH. Khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ”

Nếu trường hợp đề nghị giải quyết hưởng các chế độ BHXH mà có sự điều chỉnh, hủy, chấm dứt liên quan đến cơ sở dữ liệu thì trước hết phải điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu trên hệ thống và sổ BHXH. Căn cứ cơ sở dữ liệu và sổ BHXH đã được điều chỉnh để thực hiện giải quyết việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH theo quy định. Qua đó, có thể khẳng định, sổ BHXH là căn cứ quan trọng không thể thiếu trong việc giải quyết các chế độ bảo hiểm cho người lao động.

Trong trường hợp có nhiều sổ mà không gộp sổ thì khi có nhu cầu hưởng bất cứ một chế độ bảo hiểm nào thì cơ quan BHXH cũng sẽ yêu cầu làm thủ tục gộp sổ rồi mới cho làm hồ sơ hưởng chế độ. Qua đó, người lao động sẽ mất thêm thời gian làm thủ tục gộp sổ, quyền lợi sẽ không được giải quyết ngay.

Cần làm gì khi có hai sổ BHXH trở lên?

Người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên sẽ xảy ra các trường hợp sau: thời gian đóng trùng nhau hoặc thời gian đóng không trùng nhau.

* Trường hợp người lao động có 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau.

Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.

Tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định số 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH năm 2020 đã hướng dẫn cụ thể về việc hoàn tiền BHXH khi đóng trùng như sau:

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách Nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Như vậy, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng. Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, người lao động phải thực hiện việc gộp sổ BHXH chuẩn bị hồ sơ gồm Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS); các sổ BHXH nộp tại Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.

Trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

- Lệ phí: Không.

- Kết quả:

+ Sổ BHXH.

+ Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN.

+ Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).

Căn cứ thực hiện: Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định số 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định số 222/QĐ-BHXH năm 2021.

* Trường hợp người lao động có 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau.

Khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ: Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo đó, người lao động có 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.

Trường hợp này, người lao động cần tiến hành thủ tục gộp sổ BHXH như sau:

- Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).

+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

- Nơi nộp:

+ Đơn vị sử dụng lao động.

+ Cơ quan BHXH tỉnh/huyện trực tiếp thu.

- Thời gian giải quyết:

+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

+ Không quá 45 ngày: Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc và phải có văn bản thông báo.

- Lệ phí: Không.

- Kết quả: Người lao động được cấp sổ BHXH mới, gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Căn cứ thực hiện: Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định số 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định số 222/QĐ-BHXH năm 2021.

Ảnh: Chuyên viênphòng Cấp sổ, thẻ kiểm tra thông tin gộp sổ BHXH 

Không ai muốn quyền lợi của mình bị ảnh hưởng với bất cứ lý do nào. Vì vậy, những người lao động có 2 sổ BHXH nên chủ động liên hệ với cơ quan BHXH để được hướng dẫn thực hiện gộp sổ BHXH và đảm bảo quyền lợi cho mình./.